Hantering av personuppgifter

Essence HR verkar inom HR- området med rekrytering och konsultuthyrning. Inom ramen för vår verksamhet behandlar vi en rad personuppgifter som du lämnat till företaget själv eller som inhämtats från någon annan (s.k. tredje part). Dina personuppgifter behandlas t.ex. i samband med rekryteringsprocesser eller konsultuthyrning. Eftersom vi värnar om din personliga integritet och tar frågor om dataskydd på största allvar vill vi genom denna integritetspolicy giltig från och med 25 maj 2018, beskriva hur vi  behandlar dina personuppgifter när du är med i Essence HRs kandidat- och konsultnätverk eller i någon av våra konsult eller rekryteringsprocesser. Dataskyddsombud hos Essence HR är Marie Rubarth, vid frågor maila till info@essence-hr.se.

Vilka personuppgifter behandlar Essence HR om dig?

När du går med i Essence HRs kandidat- eller konsultnätverk kommer du att delge viss information. Denna information är till exempel ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel, samt de filer som du väljer att lämna till Essence HR, i form av exempelvis ditt cv, personliga brev och tjänstgöringsintyg.

Under en rekryterings- eller konsultprocess (vidare benämnt som process) kommer Essence HR även att behandla uppgifter som du lämnar under processens gång, exempelvis vid intervjuer och genom att uppdatera din kandidat- eller konsultprofil (vidare benämnt som profil). Essence HR  kommer även att behandla uppgifter om dig som dina referenspersoner lämnar.

Uppgifterna som samlas in från dina referenspersoner kan exempelvis vara uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens. Under en rekryteringsprocess kan Essence HR även komma att samla in och spara resultat från personlighets- och logiktester, som du genomför i samband med rekryteringen till en specifik tjänst.

För vilka ändamål behandlar Essence HR dina personuppgifter?

Essence Hrs  syfte och lagliga grund till att behandla dina personuppgifter är att göra det möjligt att kunna matcha din profil mot en passande tjänst eller konsultuppdrag. Beroende på om du är inne i en rekryterings- eller konsultprocess hos Essence HR behövs olika mycket personuppgifter samlas in.

Behandling av kandidat-/konsultprofil i Essence HRs  nätverk

Essence HR behandlar ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel, ditt CV och andra dokument som du har bifogat vid registreringen. Detta görs för att kunna behandla din profil i nätverket och matcha dig mot lediga tjänster och uppdrag.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter när du är med i Essence HRs nätverk är ditt samtycke. Om du inte lämnar dina uppgifter eller inte samtycker till att registreras i nätverket har Essence HR inte möjlighet att spara dina uppgifter och matcha din profil mot lediga tjänster. Du lämnar ditt samtycke genom att klicka i en ruta när du registrerar din profil på Essence HRs hemsida. Där förklarar du att du ger ditt samtycke som hänvisar till denna policy.

Även om Essence HR  har kontaktat dig kommer du att bli ombedd att registrera ditt cv via hemsidan för att du ska kunna ge ditt samtycke.

Behandling av kandidat/konsultprofiler i search och headhunting

Essence HR arbetar aktivt med search och headhunting i samtliga processer. Det innebär att Essence HR kan kontakta dig genom din profil på LinkedIn, Monster eller via andra kontakter som tips eller liknande, och på så vis matcha din profil till en specifik tjänst eller konsultuppdrag. När Essence HR  har lagrat dina personuppgifter som kan vara namn, telefonnummer, e-postadress samt befattning kommer Essence HR att söka kontakt med dig för att undersöka om intresse finns från din sida.

Ditt samtycke får Essence HR  genom att du antingen registrerar din profil på Essence HRs hemsida eller godkänner via mejl att finnas med i en searchlista kopplat till den specifika tjänsten eller konsultuppdraget. Så snart processen är slutförd raderar Essence HR  dina personuppgifter, såvida du inte vill registrera dig i Essence HRs nätverk.

Personlighets- och logiktester samt uppgifter från referenser.

Om du genomför ett personlighets- eller logiktest i samband med rekryteringen till en specifik tjänst kan Essence HR  komma att spara resultatet av testet för att komplettera din kandidatprofil.

Den lagliga grunden för att spara resultatet av testet, efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad, är ditt samtycke. Om du inte samtycker har Essence HR inte möjlighet att komplettera din kandidatprofil med resultatet av ditt test.

I slutet av en process samlar Essence HR  även in uppgifter om dig via dina referenspersoner i syfte att stärka utvärderingen om du är en lämplig kandidat eller konsult för en specifik tjänst eller konsultuppdrag. Dessa uppgifter kan Essence HR komma att spara för att komplettera din profil med.

 Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av Essence HR. Om du går vidare i någon process kommer Essence HR  att dela din information med de organisationer som din profil har matchats med. Essence HR kan även komma att dela din information med interna och externa IT-leverantörer.

Eventuella andra leverantörer som Essence HR  anlitar kan också komma att få tillgång till samtliga personuppgifter som behandlas om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att fullgöra sina åtaganden i relation till Essence HR.

Hur länge sparar Essence HR dina personuppgifter?

Essence HR kommer att spara dina personuppgifter för att kunna kontakta dig för framtida karriärmöjligheter eller tills du återkallar ditt samtycke, alternativt av någon annan anledning begär att Essence HR ska radera dina uppgifter.

Essence HR  sparar resultatet av ett genomfört personlighets- eller logiktest, och uppgifter om dig från dina referenser, under ett år från det att din profil har kompletterats med den aktuella informationen.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Nedan följer de rättigheter Essence HR  anser är relevanta för dig i detta ändamål. Om du önskar veta mer om dina rättigheter kan du gå in på Datainspektionens hemsida. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta Essence HR  via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här policyn.

• Återkalla ditt samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller delar av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.

• Rätt till rättning och kompletterande av personuppgifter

Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, och genom att tillhandahålla information komplettera ofullständiga personuppgifter.

• Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:

– personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för.

– om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.

– när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.

– Essence HR raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Essence HR  inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.

• Rätt att klaga

Du har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, som i Sverige är Datainspektionen.

Vid missnöje

Om du är missnöjd med Essence HRs sätt att hantera dina personuppgifter, eller om du vill framföra klagomål kring hur Essence HR  hanterat din förfrågan, är du välkommen att kontakta oss via info@essence-hr.se. Essence HR  kommer göra sitt bästa för att komma till rätta med det inträffade.